Het Barbapapa organogram

Wie niet past, die gum je uit.

Dit gaat niet over de opstelling van zaterdagteam 4 van korfbalvereniging “Ringeling”. Nee. Dit gaat ook niet over de rolverdeling bij de Paasvoorstelling van amateur toneelvereniging “Doe vooral alsof”. Nee. Dit is een fictieve weergave van een bloedserieus gesprek over het ontwerpen van een organogram.

Het lijkt overdreven, maar het is helaas niet erg ver van de waarheid.

Eens in de zoveel tijd is het goed om het ontwerp van de organisatie weer eens tegen het licht te houden. We hadden een plan, even kijken wat daar van terecht is gekomen. Gaan de dingen nog op een logische manier? Zit iedereen nog op de juiste plek? Vaak is zo’n exercitie het gevolg van het gevoel dat er iets niet helemaal lekker loopt. We moesten maar eens wat zaken herzien.

Een risico bij het ontwerpen van een organogram is dat papier geen mond heeft. Het zegt niks terug. Het roept niet “Hey! Ben jij gek geworden!” als je een lijntje trekt dat niet handig is. Op papier passen vierkantjes in rondjes. Op papier pak je een afdeling met mensen net zo makkelijk op als een handje nootjes in een café. Zet ze ergens anders neer en het ziet er allemaal logisch uit. Je schuift en je schetst. Je zet mensen bij elkaar, boven elkaar, naast elkaar en in elkaar. Wat niet past gum je uit en schets je opnieuw. Net zo lang tot het klopt. Zo gaan we het doen!

Een Barbapapa kan worden wat 'ie wil.

Een andere (begrijpelijke) gedachte is om het organogram te maken met de mensen die het moeten doen in je achterhoofd. Een barbapapa organogram. Ken je ze nog? Barbapapa kan worden wat 'ie wil.  Dus de functie krijgt de vorm van de persoon. Dit lijkt fijn, maar in werkelijkheid levert dit meestal ontzettend veel gedoe op. Rollen en personen lopen dwars door elkaar, eerlijke feedback wordt niet meer gegeven, het eigen ego wint het (onbewust) van de functionele professionaliteit, medewerkers worden onvervangbaar, privé belang gaat zwaarder wegen, etc. Niet doen! Je helpt er niemand mee.

Dit geeft ook direct het risico aan van het niet hebben van een organogram. Dan heeft iedereen een functie, maar welke ook alweer? En waarom die? Dan wordt het ineens druk en gaan we uitbreiden op de plek waar de druk voelbaar en zichtbaar is. Dat is logisch natuurlijk. Als je een soufflé bent. Niet als organisatie.

Vertrouw op je strategie en je plan! Het maken van een goed gedocumenteerd en functioneel organogram mag best beginnen op de achterkant van een sigarenkistje en bij druk. Maar je doet de onderneming en de mensen die er werken er geen plezier mee om het daarbij te laten.

Een goed organogram weerspiegelt het bestaansrecht van de organisatie en de doelstellingen die zij wil realiseren. In een goed organogram heeft iedere functie een functie en zijn de juiste rollen benoemd die de strategie moeten uitvoeren. Een goed organogram vormt de basis voor heldere werkafspraken, doeltreffende overlegstructuren en afgemeten informatievoorziening.

Als er eenmaal een goed ontwerp is, dan komt het moeilijkste: de collega’s erin zetten. Want stel je voor dat iemand niet past? Of dat er gaten vallen? Proficiat. Dan ben je op de goede weg. Dit heet ontwikkeling van de organisatie. Die beweging en de vooruitgang is goed. De gaten vul je op en wat niet past moet zich ontwikkelen. En over een tijdje kijk je weer opnieuw. Niemand kan je zeggen wanneer dat weer nodig is. Dat voel je vanzelf.

Bedenk je dat het niet de functie is die de barbapapa moet zijn, maar de organisatie. Dit is wat al die managementgoeroes wendbare organisaties noemen. Ligt voor het oprapen dus. Pak maar eens een potlood en een gum.